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Hoy, reproduciendo algo que tuve la oportunidad de presentar para
compañeros de trabajo, presento una serie de recomendaciones que pueden sernos
de utilidad para escribir e-mails y para manejarnos en la red.
Viendo la importancia que tienen nuestras comunicaciones con clientes y
suplidores internos, he tomado la decisión de enviarles a ustedes este e-mail
el cual, tomándolo en serio, podremos mejorar nuestro desempeño laboral.
Se trata de varios consejos para hacer que nuestros e-mails guarden una
mejor apariencia, sobre todo con el cliente, pues aunque ellos cometen errores
gramaticales, se les perdona porque "son" el cliente, están en un
ambiente totalmente en inglés y algunas expresiones del español se les dificultan.
Mis consejos:
- Escriba el mensaje en varios párrafos cortos,
guardando los signos de puntuación como la coma y el punto (son los más
importantes). Prestarle atención al uso
de los dos puntos para las enumeraciones.
Evite escribir todo el mensaje en un párrafo inmenso que da una
impresión no agradable a la vista.
- En el asunto (subject), escriba una pista de a qué
usted se referirá en el cuerpo del e-mail.
Si va a notificar la posposición de una reunión, intente algo como
"Para el jueves a las 3:00 p.m.", o si va a invitar a un cine
forum diría: "[Mejorando la Relación con Clientes] A beautiful mind en
Cine Forum". Evite poner subjects
que sean demasiado genéricos, tales como "Nomina", "Sistema",
"Hora de Salida", “Impuntualidad”.
- "Bulletizar" (ese término no existe) las
ideas, de modo que quien nos lee, pueda darse cuenta de que se trata de más de
un tema o cuestión.
- Verifique las palabras que llevan "c-s"
como "necesario", "solución"; "precisión". Pregúntele a alguien. Hay gente que morirá sin saber escribir
correctamente una palabra porque nunca le preguntó a nadie.
- Un error común es con “aun” sin acento (el apócope
de aunque) y “aún” con acento (significando algo parecido a “todavía”. De cómo la gente ha deformado las letras del
Himno a las Madres, ni hablar.
- El párrafo anterior, es un comercial, pues quizá no
tiene que ver con lo que ahora nos ocupa, pero quería decir eso. Coloque en el "To:" el nombre de
la persona que va a realizar una acción con el mensaje enviado. En el "Cc:" los nombres de
aquellos a quienes copiamos sólo para su información.
- Evitar el uso de mayúsculas COMO ESTA, por ejemplo,
pues quien recibe entiende que cuando le escribes todo el mensaje así, no es
que se quiera destacar un texto, sino que se le está alzando "la
voz".
- Si se desea destacar un texto, evite el darle color
para ello, evite también el uso de itálicas (hay quienes no se dan cuenta de
que están inclinadas) y el uso del rojo: quien recibe entiende que se trata de
algo urgente o de un requerimiento reiterativo que se nos está haciendo. Eso sin que mencionemos lo molesto que es
que ese tipo de mensajes los recibimos “empaquetados” y se comportan como un
anexo.
- No ponga demasiado empeño en el uso de los acentos,
pues algunos sólo reciben garabatos o caracteres especiales, a menos que se
trate de palabras que requieran acento diacritico (el que diferencia una
palabra de otra como más (suma) y mas (pero);
ni tampoco olvide usar la Ñ(Alt+165) o la ñ(Alt+164) para escribir la
palabra "año". Algunos también
la escriben así: "an~o", y para usar la diéresis como en
"Higüey", la ü es Alt+129, y la Ü se obtiene con Alt+154.
- Al leer, para editar el texto y mejorar frases, a
veces dejamos palabras que no tienen nada que ver con la idea. Por ejemplo: "La mejor manera de
mejorar una las ideas es procurando...".
- Después de haber terminado de escribir, revisar el
saludo. Quizá comenzó a escribirlo esta
mañana y lo terminó en horas de la tarde.
Es como decir buenos días en un e-mail que se envió a las 3:00 p.m.
- Y finalmente lo más importante de todo: leer
cuidadosamente lo que ha escrito antes de dar click en el ícono “Enviar”
(Send), revisando si allí están los anexos (attachments), si hemos incluido a
todos los que queremos que reciban la información y si necesitamos ponernos en
copia o control de recepción (esto es lo que permite ver cuando otros leen
nuestros mails).
Fuentes:
Por el momento, ninguna.
Los Suplementos de “Espejos y Música” son
un esfuerzo de Mario Grullón Damián,
por compartir material que descubre navegando por la Internet, o que recibe
como colaboración de otros cibernautas, periodistas, investigadores y gente
común, que como él, han decidido no quedarse observando con ojos de búho lo
recibido y esparcir por la red todo aquello que pueda ser de ayuda para otros.
Esta publicación es
auspiciada por Quspide, S.A. y se envía cada primer martes del mes.
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